Son pocas las personas que trabajan en una oficina y no utilizan un ordenador o un smartphone. Sin embargo, en muchas organizaciones pequeñas “ordinarias” (no relacionadas con TI), varios procesos de circulación de información y relacionados con la oficina todavía ocurren en papel: imprimir documentos y entregarlos, recolectar firmas para reconocimiento, etc.
Sí, hay organizaciones “grandes y progresistas” donde casi todo está digitalizado y automatizado. Sin embargo, este artículo tiene como objetivo brindar asesoramiento específicamente para representantes de organizaciones pequeñas y “ordinarias” que tal vez no tengan los recursos para la costosa adquisición o desarrollo de software especializado, pero que deben encontrar recursos para papel, impresoras, carpetas y estanterías, así como para archivar documentos en papel y buscar documentos en papel perdidos o extraviados: tareas verdaderamente arcaicas.
¿Donde empezar? Aquí hay cinco pasos principales en este viaje:
1. Decisión de realizar la transición a documentos electrónicos y su circulación electrónica, para garantizar que todos sepan que es inevitable y que contarán con el apoyo de la dirección.
2. Inventario del manejo actual de documentos e información de la organización: identificar lo que está sucediendo actualmente, los pros y los contras, las oportunidades y los desafíos.
3. Transición interna: transformar los procesos y flujos de trabajo organizacionales para que los documentos en papel ya no se creen ni se utilicen internamente.
4. Transición externa: comprender la situación y trabajar con clientes y socios para determinar sus capacidades y necesidades para intercambiar información y documentos electrónicamente. Alternativamente, crear procesos internos para convertir documentos e información recibida desde el exterior a formato electrónico para su uso posterior dentro de nuestra organización.
5. Establecimiento de sistemas de almacenamiento electrónico y accesibilidad de documentos e información.
Aquí hay algunas recomendaciones clave para cada paso:
1. Decisión de hacer la transición: Antes de tomar esta decisión, vale la pena crear un grupo de trabajo que incluya representantes de diversos campos, así como optimistas y escépticos sobre la digitalización, para obtener una visión global de la situación actual y desarrollar recomendaciones útiles y realistas para la transición. . También se debe llegar a un acuerdo sobre las principales tareas, responsabilidades y plazos. Es crucial que esta decisión se comunique a todos los empleados en una reunión o en un documento: la participación y el apoyo del propietario o de la alta dirección son esenciales para que los cambios significativos se implementen con éxito. El proceso de preparación de esta decisión puede variar dependiendo de las operaciones de la organización, el volumen de documentos y otras circunstancias, pero no debería tomar más de 1 mes.
2. Inventario de operaciones y experiencias actuales: Este proceso podría tardar hasta 3 meses (nuevamente, dependiendo de las características específicas y la capacidad de la organización). Las áreas clave de actividad incluyen:
– Análisis general de la gestión documental y de la información: evaluación del flujo de información y documentos dentro de la organización, su optimización, las mejoras o cambios necesarios, el grado de su digitalización y lo que todavía ocurre en papel.
– Análisis de la creación y formato de documentos: cumplimiento de los requisitos normativos y necesidades organizativas, y qué necesita mejorar. Qué sucede todavía en papel y por qué.
– Resumen y evaluación del software y equipos técnicos ya utilizados por la organización, mejoras o incorporaciones necesarias y desarrollo de un plan de mejora.
3. Transición interna tiene como objetivo eliminar o minimizar al máximo la creación de nuevos documentos en papel. El tiempo de implementación puede ser de hasta 6 meses (o más si es necesario comprar software especial, para lo cual no está presupuestado actualmente). Este paso implica organizar o crear procesos de circulación electrónica, comprar, actualizar o renovar el software, las herramientas o las plataformas necesarias y, lo que es más importante, capacitar a los empleados para utilizarlos. A menudo, las organizaciones tienen sistemas y software que no se utilizan porque los empleados no están informados ni capacitados. Una vez que se aborden estas cuestiones, podrá comenzar la circulación electrónica de información y documentos. Dependiendo del tamaño y las características específicas de la organización, esto puede ocurrir de manera uniforme en toda la organización a la vez o comenzar con una unidad y luego expandirse gradualmente a medida que se adoptan experiencias exitosas y se aprenden lecciones de los errores.
4. Transición externa tiene como objetivo eliminar o minimizar la recepción de documentos en papel de clientes y socios fuera de la organización. El tiempo de implementación de este paso podría ser de hasta 3 meses si implica un proceso de comunicación, pero podría ser más largo si los socios también necesitan comprar software especial o reorganizar sus sistemas. El primer paso es recopilar información sobre cuántos y cuáles de nuestros clientes o socios todavía utilizan el formulario en papel. Luego, al menos con los principales clientes o socios, es necesario averiguar por qué hacen esto y si tienen planes para la transición al formato electrónico. Puede haber situaciones en las que ciertos grupos de clientes o socios seguirán necesitando recibir documentos en papel (por ejemplo, organizaciones que atienden a grupos sociales especiales como personas mayores, personas con diversas discapacidades, etc.). Luego, es necesario desarrollar un procedimiento interno sobre cómo se procesarán los documentos en papel recibidos para utilizarlos en formato electrónico dentro de nuestra organización.
5. Información electrónica y almacenamiento de documentos., además de garantizar un acceso reflexivo, es el paso final, pero no menos importante. Las acciones prácticas pueden variar según el país debido a las diferentes regulaciones y dependiendo de las características específicas del trabajo de la organización. Existen varios programas especiales que garantizan el almacenamiento seguro de información y documentos, tanto a corto plazo como para archivar; si es posible, conviene utilizarlos. Sin embargo, si tales opciones no están disponibles, entonces los representantes de la organización pueden crear sus propios procedimientos, especificando cómo se combinan los documentos en casos, estableciendo la duración de su almacenamiento y organizando el acceso (quién puede hacer qué con los documentos: quién solo puede verlos, comentarlos, etc.). , o derechos de edición, siendo los más protegidos los derechos de eliminación). El tiempo de implementación puede ser de hasta 2 meses (o más si es necesario comprar un software especial, para lo cual no está presupuestado actualmente).
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