{"id":9148,"date":"2024-05-15T05:46:07","date_gmt":"2024-05-15T05:46:07","guid":{"rendered":"http:\/\/y4i.b71.mytemp.website\/?p=9148"},"modified":"2025-12-10T09:58:36","modified_gmt":"2025-12-10T09:58:36","slug":"transformacion-digital-en-la-oficina-solo-para-los-grandes-y-valientes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/digital-transformation-in-the-office-only-for-the-big-and-brave\/","title":{"rendered":"Transformaci\u00f3n digital en la oficina: \u00bfsolo para los grandes y valientes?"},"content":{"rendered":"
\"Oficina<\/figure>\n\n\n\n

Son pocas las personas que trabajan en una oficina y no utilizan un ordenador o un smartphone. Sin embargo, en muchas organizaciones peque\u00f1as \u201cordinarias\u201d (no relacionadas con TI), varios procesos de circulaci\u00f3n de informaci\u00f3n y relacionados con la oficina todav\u00eda ocurren en papel: imprimir documentos y entregarlos, recolectar firmas para reconocimiento, etc.<\/p>\n\n\n\n

S\u00ed, hay organizaciones \u201cgrandes y progresistas\u201d donde casi todo est\u00e1 digitalizado y automatizado. Sin embargo, este art\u00edculo tiene como objetivo brindar asesoramiento espec\u00edficamente para representantes de organizaciones peque\u00f1as y \u201cordinarias\u201d que tal vez no tengan los recursos para la costosa adquisici\u00f3n o desarrollo de software especializado, pero que deben encontrar recursos para papel, impresoras, carpetas y estanter\u00edas, as\u00ed como para archivar documentos en papel y buscar documentos en papel perdidos o extraviados: tareas verdaderamente arcaicas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfDonde empezar? Aqu\u00ed hay cinco pasos principales en este viaje:<\/h3>\n\n\n\n

1. Decisi\u00f3n de realizar la transici\u00f3n a documentos electr\u00f3nicos y su circulaci\u00f3n electr\u00f3nica, para garantizar que todos sepan que es inevitable y que contar\u00e1n con el apoyo de la direcci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

2. Inventario del manejo actual de documentos e informaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n: identificar lo que est\u00e1 sucediendo actualmente, los pros y los contras, las oportunidades y los desaf\u00edos.<\/p>\n\n\n\n

3. Transici\u00f3n interna: transformar los procesos y flujos de trabajo organizacionales para que los documentos en papel ya no se creen ni se utilicen internamente.<\/p>\n\n\n\n

4. Transici\u00f3n externa: comprender la situaci\u00f3n y trabajar con clientes y socios para determinar sus capacidades y necesidades para intercambiar informaci\u00f3n y documentos electr\u00f3nicamente. Alternativamente, crear procesos internos para convertir documentos e informaci\u00f3n recibida desde el exterior a formato electr\u00f3nico para su uso posterior dentro de nuestra organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

5. Establecimiento de sistemas de almacenamiento electr\u00f3nico y accesibilidad de documentos e informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Aqu\u00ed hay algunas recomendaciones clave para cada paso:<\/h3>\n\n\n\n

1. Decisi\u00f3n de hacer la transici\u00f3n<\/strong>: Antes de tomar esta decisi\u00f3n, vale la pena crear un grupo de trabajo que incluya representantes de diversos campos, as\u00ed como optimistas y esc\u00e9pticos sobre la digitalizaci\u00f3n, para obtener una visi\u00f3n global de la situaci\u00f3n actual y desarrollar recomendaciones \u00fatiles y realistas para la transici\u00f3n. . Tambi\u00e9n se debe llegar a un acuerdo sobre las principales tareas, responsabilidades y plazos. Es crucial que esta decisi\u00f3n se comunique a todos los empleados en una reuni\u00f3n o en un documento: la participaci\u00f3n y el apoyo del propietario o de la alta direcci\u00f3n son esenciales para que los cambios significativos se implementen con \u00e9xito. El proceso de preparaci\u00f3n de esta decisi\u00f3n puede variar dependiendo de las operaciones de la organizaci\u00f3n, el volumen de documentos y otras circunstancias, pero no deber\u00eda tomar m\u00e1s de 1 mes.<\/p>\n\n\n\n

2. Inventario de operaciones y experiencias actuales<\/strong>: Este proceso podr\u00eda tardar hasta 3 meses (nuevamente, dependiendo de las caracter\u00edsticas espec\u00edficas y la capacidad de la organizaci\u00f3n). Las \u00e1reas clave de actividad incluyen:<\/p>\n\n\n\n

\u2013 An\u00e1lisis general de la gesti\u00f3n documental y de la informaci\u00f3n: evaluaci\u00f3n del flujo de informaci\u00f3n y documentos dentro de la organizaci\u00f3n, su optimizaci\u00f3n, las mejoras o cambios necesarios, el grado de su digitalizaci\u00f3n y lo que todav\u00eda ocurre en papel.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 An\u00e1lisis de la creaci\u00f3n y formato de documentos: cumplimiento de los requisitos normativos y necesidades organizativas, y qu\u00e9 necesita mejorar. Qu\u00e9 sucede todav\u00eda en papel y por qu\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Resumen y evaluaci\u00f3n del software y equipos t\u00e9cnicos ya utilizados por la organizaci\u00f3n, mejoras o incorporaciones necesarias y desarrollo de un plan de mejora.<\/p>\n\n\n\n

3. Transici\u00f3n interna<\/strong> tiene como objetivo eliminar o minimizar al m\u00e1ximo la creaci\u00f3n de nuevos documentos en papel. El tiempo de implementaci\u00f3n puede ser de hasta 6 meses (o m\u00e1s si es necesario comprar software especial, para lo cual no est\u00e1 presupuestado actualmente). Este paso implica organizar o crear procesos de circulaci\u00f3n electr\u00f3nica, comprar, actualizar o renovar el software, las herramientas o las plataformas necesarias y, lo que es m\u00e1s importante, capacitar a los empleados para utilizarlos. A menudo, las organizaciones tienen sistemas y software que no se utilizan porque los empleados no est\u00e1n informados ni capacitados. Una vez que se aborden estas cuestiones, podr\u00e1 comenzar la circulaci\u00f3n electr\u00f3nica de informaci\u00f3n y documentos. Dependiendo del tama\u00f1o y las caracter\u00edsticas espec\u00edficas de la organizaci\u00f3n, esto puede ocurrir de manera uniforme en toda la organizaci\u00f3n a la vez o comenzar con una unidad y luego expandirse gradualmente a medida que se adoptan experiencias exitosas y se aprenden lecciones de los errores.<\/p>\n\n\n\n

4. Transici\u00f3n externa<\/strong> tiene como objetivo eliminar o minimizar la recepci\u00f3n de documentos en papel de clientes y socios fuera de la organizaci\u00f3n. El tiempo de implementaci\u00f3n de este paso podr\u00eda ser de hasta 3 meses si implica un proceso de comunicaci\u00f3n, pero podr\u00eda ser m\u00e1s largo si los socios tambi\u00e9n necesitan comprar software especial o reorganizar sus sistemas. El primer paso es recopilar informaci\u00f3n sobre cu\u00e1ntos y cu\u00e1les de nuestros clientes o socios todav\u00eda utilizan el formulario en papel. Luego, al menos con los principales clientes o socios, es necesario averiguar por qu\u00e9 hacen esto y si tienen planes para la transici\u00f3n al formato electr\u00f3nico. Puede haber situaciones en las que ciertos grupos de clientes o socios seguir\u00e1n necesitando recibir documentos en papel (por ejemplo, organizaciones que atienden a grupos sociales especiales como personas mayores, personas con diversas discapacidades, etc.). Luego, es necesario desarrollar un procedimiento interno sobre c\u00f3mo se procesar\u00e1n los documentos en papel recibidos para utilizarlos en formato electr\u00f3nico dentro de nuestra organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

5. Informaci\u00f3n electr\u00f3nica y almacenamiento de documentos.<\/strong>, adem\u00e1s de garantizar un acceso reflexivo, es el paso final, pero no menos importante. Las acciones pr\u00e1cticas pueden variar seg\u00fan el pa\u00eds debido a las diferentes regulaciones y dependiendo de las caracter\u00edsticas espec\u00edficas del trabajo de la organizaci\u00f3n. Existen varios programas especiales que garantizan el almacenamiento seguro de informaci\u00f3n y documentos, tanto a corto plazo como para archivar; si es posible, conviene utilizarlos. Sin embargo, si tales opciones no est\u00e1n disponibles, entonces los representantes de la organizaci\u00f3n pueden crear sus propios procedimientos, especificando c\u00f3mo se combinan los documentos en casos, estableciendo la duraci\u00f3n de su almacenamiento y organizando el acceso (qui\u00e9n puede hacer qu\u00e9 con los documentos: qui\u00e9n solo puede verlos, comentarlos, etc.). , o derechos de edici\u00f3n, siendo los m\u00e1s protegidos los derechos de eliminaci\u00f3n). El tiempo de implementaci\u00f3n puede ser de hasta 2 meses (o m\u00e1s si es necesario comprar un software especial, para lo cual no est\u00e1 presupuestado actualmente).<\/p>\n\n\n\n

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Sobre el Autor<\/strong>: Ieva Kalve<\/strong><\/a> es un consultor y profesor asistente experimentado con un historial demostrado de trabajo en la industria de la consultor\u00eda de gesti\u00f3n. Experto en emprendimiento, estrategia, cambio y gesti\u00f3n de proyectos, docencia y temas de educaci\u00f3n superior y vocacional. Fuerte profesional de la educaci\u00f3n con una maestr\u00eda adicional enfocada en Ciencias de la Computaci\u00f3n de Vidzemes Augstskola.<\/p>\n\n\n\n

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\u00a1Deshazte del papel y vu\u00e9lvete digital! Esta gu\u00eda ayuda a las oficinas peque\u00f1as a dejar de utilizar papel en 6 meses, incluso sin software sofisticado. 5 pasos, cronograma claro.<\/p>","protected":false},"author":11,"featured_media":9153,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[199,200,153],"tags":[],"class_list":["post-9148","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-cost-reduction-profitability","category-leadership-management","category-operational-excellence"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9148","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9148"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9148\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":10708,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9148\/revisions\/10708"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/9153"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9148"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9148"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/upkaizen.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9148"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}